Emettere una fattura elettronica gratis

Emettere una fattura elettronica gratis

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Emettere una fattura elettronica gratis è possibile grazie all’Agenzia delle Entrate; l’ente infatti ha messo a punto un sistema che consente ai liberi professionisti e alle aziende, dunque a tutte le partite IVA, di usufruire di un’applicazione gratuita che si può usare direttamente online oppure scaricare. Grazie a questo sistema si possono non solo generare fatture elettroniche ma anche trasmetterle e conservarle, senza alcun costo.
Perché è importante conoscere come emettere una fattura elettronica? Perché questa modalità era già obbligatoria dal 2014, per le fatture dirette alla pubblica amministrazione. Dal 1 gennaio 2019 la fattura elettronica sarà obbligatoria anche tra soggetti privati.

Perché emettere una fattura elettronica gratis

Cos’è la fattura elettronica? Si tratta di un documento emesso in formato digitale, ossia in XML. La fattura elettronica è sicura in quanto chi la emette può apporre una firma digitale; il documento elettronico, firmato digitalmente e dunque autenticato, viene trasmesso utilizzando un sistema di Interscambio, che sottopone la fattura a un controllo di integrità e autenticità. Sapere come inviare una fattura digitale gratuitamente è fondamentale perché dal 1 gennaio 2019 le fatture elettroniche tra soggetti privati diventeranno obbligatorie.
Dunque dal prossimo anno chi effettuerà una prestazione, vendendo un bene o un servizio a un altro soggetto, pubblico o privato, avrà l’obbligo di utilizzare il Sistema di Interscambio; tale sistema consente l’emissione, la trasmissione e la conservazione gratuita della fattura elettronica. Il vantaggio non è solo individuale ma anche collettivo: permette infatti all’Agenzia delle Entrate di verificare i dati di tutte le transazioni, quelle commerciali tra le aziende, ossia le cosiddette operazioni B2B, acronimo di business-to-business; e quelle tra azienda e cliente, le B2C, business-to-consumer.

Controllo sulla regolarità della fattura elettronica

Il controllo sulla regolarità della fattura è tangibile, in quanto la fatturazione inviata da chi la emette è sottoposta a un controllo; perciò non è detto che vada a buon fine: se la fattura non supera i controlli e l’esito risulta negativo, non verrà trasmessa all’interessato.
Cosa vuol dire che la fattura elettronica è regolare? Significa che è provvista di tre requisiti, che vengono controllati dall’Agenzia delle Entrate. La fattura elettronica regolare è:

autentica: c’è certezza circa l’identità del soggetto che la emette, dunque del prestatore d’opera, e dell’acquirente, pena la non validità della stessa fattura;

integra: i dati riportati non possono essere modificati, grazie al formato XML che non permette alcuna manomissione degli stessi;

leggibile: vuol dire che i dati riportati sulla fattura sono immediatamente disponibili, in quanto il formato XML; la fattura dunque è leggibile sia online che sul supporto cartaceo; inoltre, una volta ricevuta, la fattura viene indicizzata e conservata e grazie a un software può essere consultata in qualunque momento.

Le novità della fattura elettronica

L’applicazione disponibile sul sito dell’Agenzia delle Entrate permette di creare, inviare e salvare la fattura. La vera novità è che queste operazioni sono gratuite, in quanto il servizio è pubblico. È importante conservare le fatture, sia quelle emesse che quelle ricevute, nel modo corretto in formato XML.
Cosa accade se, a partire dal 1 gennaio 2019, una partita IVA invia una fattura senza utilizzare la modalità elettronica? In quel caso la fattura sarebbe nulla; emettere una fattura nulla è come non emettere fattura, e dunque significa evadere le tasse. Si comprende come sia importante servirsi di un Sistema di Interscambio per effettuare questa operazione, per non incorrere nel pericolo di commettere un reato. Per questo è fondamentale conoscere questo nuovo sistema di fatturazione, che nel caso dello SDI messo a punto dall’Agenzia delle Entrate è addirittura privo di costi.

Vantaggi della fattura elettronica

Ci sono anche dei vantaggi fiscali di cui potete beneficiare emettendo fattura elettronica attraverso lo SDI. Se è vero che dal 1 gennaio 2019 sarà obbligatorio fatturare digitalmente anche tra privati, nulla vieta che possiate emettere fattura elettronica prima di quella data. Se inviate una fattura elettronica a un soggetto privato sono infatti previsti incentivi: viene meno l’obbligo di comunicazione, e dunque non siete sottoposti allo spesometro; allo stesso modo, con la fattura elettronica non sarete costretti a comunicare l’operazione, nel caso in cui la fattura fosse emessa a favore di un soggetto che risiede in un paese all’interno della Black List.
Inoltre chi fattura elettronicamente ha diritto al rimborso prioritario, rispetto a chi fattura in modo tradizionale. Poiché vige un controllo da parte del Sistema di Interscambio, sulle operazioni effettuate telematicamente, i termini di accertamento si riducono di un anno.

Come emettere una fattura elettronica gratis

La fatturazione elettronica dal 1 gennaio 2019 sarò obbligatoria per tutti, a eccezione delle partite IVA con regime di minimi e forfettario. Tuttavia queste categorie di soggetti restano obbligate a emettere fattura elettronica verso la pubblica amministrazione. Ma come funziona la fatturazione elettronica?
Per fatturare gratuitamente è necessario collegarsi al sito dell’Agenzia delle Entrate. Non è un’operazione difficile in quanto il banner del servizio è ben visibile sulla home page della piattaforma.
A questo punto avete tre possibilità:

1 Digitare le credenziali già usate per accedere ai servizi online dell’Agenzia delle Entrate;

2 Digitare le credenziali della vostra identità digitale;

3 Utilizzare la CNS, ossia la Carta nazionale dei Servizi.

Il primo step è l’iscrizione al sito dell’Agenzia delle Entrate; bisogna cliccare su Area Riservata e poi registrarsi alla sezione Fisconline, inserendo le proprie credenziali:

– il codice fiscale;

– alcuni dati relativi alla vostra ultima dichiarazione dei redditi;

– il soggetto attraverso cui avete presentato la dichiarazione;

– i dati relativi all’ammontare totale del reddito.

Modalità di accesso alla fattura elettronica

A questo punto il sistema vi invierà un codice personale che vi permetterà di accedere all’area riservata. Un’altra possibilità per accedere al servizio di fatturazione elettronica sul sito dell’Agenzia delle Entrate si ha utilizzando la Carta Nazionale dei Servizi; ovviamente questa strada è percorribile solo se siete già possessori della carta, ai quali verrà inviato il PIN per accedere al servizio.

Una volta che avrete avuto accesso al sistema, potrete generare la fattura elettronica usando l’applicazione web; basterà selezionare il formato, che nello specifico è fattura PA e serve sia per la fattura ordinaria che per quella semplificata. Successivamente dovrete compilare il form con i riferimenti del cliente a cui dovete inviare la e-fattura, insieme a tutti i dati relativi alla fatturazione. Questa non è l’unica modalità: la seconda opzione è importarla da un file XML. Il soggetto a cui è diretta la riceverà attraverso il Sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, dopo che l’ente avrà effettuato i controlli di regolarità.

Come va compilata la fattura elettronica?

Ci sono alcune informazioni obbligatorie, senza le quali è impossibile l’invio della stessa. Dovrete dunque inserire:

i riferimenti del soggetto che emette fattura: dunque il numero della partita IVA, la ragione sociale dell’azienda oppure il codice fiscale, oltre all’indirizzo legale;

i riferimenti del cliente: il cliente è il soggetto che riceve la fattura; quindi serve il codice del destinatario, importante se si utilizza il Sistema di interscambio;

la causale: bisogna indicare il tipo di servizio o bene oggetto della fatturazione;

i dati della fattura: la data in cui viene emessa, il numero progressivo, l’importo pagato per la prestazione, siano essi beni o servizi; va indicata anche l’aliquota dell’IVA. Devono essere inserite anche le eventuali esenzioni di cui si usufruisce, facendo riferimento alla norma di legge che le giustifica;

i dati del contratto: sono necessarie alcune informazioni, nel caso in cui la fattura sia relativa a opere pubbliche oppure a prestazioni e servizi finanziati con contributi dell’Unione Europea; nello specifico viene richiesto il GIP, ossia il codice che identifica la gara e il CUP, acronimo che sta a indicare il codice unico del progetto; questi codici sono fondamentali, perché senza di essi la pubblica amministrazione, a cui è indirizzata l’eventuale fattura, non potrà pagare la prestazione.

Come conservare la fattura elettronica

L’applicativo utilizzabile all’interno dell’Agenzia delle Entrate, oltre che a emettere e inviare la fattura elettronica, serve anche a conservarla. Questa operazione non è indispensabile solo quando si emette una fattura ma anche quando la si riceve. Dunque se siete clienti, il sistema vi consente di conservare le fatture che ricevete; anche in questo caso sarete tutelati, in quanto il sistema di gestione documentale protocolla tutte le fatture elettroniche.

Ma come si conserva la fattura elettronica? Dopo essere stato indicizzata con un numero progressivo, che permette di ritrovarla in qualunque momento, la fattura viene conservata all’interno di una cartella, che si trova dentro un archivio digitale. Dunque la fattura emessa viene archiviata in un folder che custodisce tutti gli altri documenti emessi in una determinata giornata o nello stesso mese; il criterio è quello dello spazio temporale, che permette una rapida individuazione della fattura che si sta ricercando, orientandosi in base al periodo di emissione.
L’archiviazione si conclude con la chiusura del lotto, attraverso una marca temporale; a questo punto potrete apporre la firma digitale, per concludere l’operazione di conservazione della fattura elettronica.

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Redazione SRLfacile
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